Đối với dân kế toán, máy tính là công cụ quyết định tốc độ công việc, quyết định tiền lương họ nhận được đặc biệt với các kế toán viên nhận làm dịch vụ. Vì vậy, máy tính dùng cho kế toán cần đáp ứng tốt các yêu cầu sử dụng như sau:
Xử lý mượt mà đồng thời nhiều file excel với số lượng dữ liệu khổng lồ từ 50.000 – 100.000 dòng excel mỗi sheet.
Lưu trữ dữ liệu từ 1000 – 5000 chứng từ / tháng
Tác vụ ổn định trên các phần mềm kế toán như Fast, Misa.., Bravo hoặc các chương trình ERP (Oracle, SAP, AX…).
Với nhu cầu sử dụng như này, máy tính dùng cho kế toán cần đáp ứng các tiêu chí tối thiểu về phần cứng. Chi tiết cấu hình đề xuất để đáp ứng yêu cầu công việc của kế toán DUCANHPC sẽ hướng dẫn chi tiết tại mục 3 của bài viết này.
Hoạt động ổn định, tác vụ mượt mà
Một cấu hình máy đáp ứng được yêu cầu công việc là chưa đủ, máy tính cho kế toán cần mang lại trải nghiệm sử dụng mượt mà, ổn định, không gặp các lỗi vặt như: máy đơ, lag đứng hình…để hiệu suất công việc của bạn luôn đạt mức cao nhất.
Nhiều kế toán viên than phiền cảnh bực phát khóc khi đang phải làm báo cáo thuế, báo cáo tài chính gấp mà gặp cảnh kết xuất dữ liệu từ phần mềm ERP ra mà máy hết treo lại lỗi. Để tránh tình cảnh này, bạn nên tìm hiểu kỹ về cấu hình máy, yêu cầu phần cứng và yêu cầu của công việc trước khi mua máy.
An toàn dữ liệu
Với bộ phận kế toán, dữ liệu là tiền, là tài sản vô giá của công ty. Vì vậy, đây cũng là tiêu chí quan trọng khi mua máy. Mặc dù ngày nay nhiều công ty thường quản lý dữ liệu công ty bằng Server hoặc dùng các gói điện toán đám mây nên hạn chế việc mất các dữ liệu quan trọng. Tuy nhiên, việc mất dữ liệu (dù đã được lưu trữ) vẫn gây ra những phiền phức nhất định về thủ tục lấy lại dữ liệu hay gây mất thời gian, công sức chưa kể các rủi ro nếu dữ liệu rơi vào tay các phía đối thủ kinh doanh. Vì vậy, đề phòng việc mất dữ liệu vẫn là một điều cần thiết.
Tiêu chí lựa chọn máy tính dùng cho kế toán
Màn hình hiển thị lớn
Bản chất của kế toán là kiểm soát dòng tiền, doanh thu, chi phí. Vì vậy, dân kế toán thường phải đối chiếu dữ liệu giữa các hàng, các cột, làm việc với các con số nên một chiếc màn hình lớn, số liệu rõ ràng, quan sát dễ sẽ giúp công việc nhanh hơn rất nhiều.
Công việc của kế toán thường xuyên làm việc với số liệu, công thức nên một chiếc bàn phím nổi, Fullsize bao gồm cả bàn phím số phụ cũng là một tiêu chí giúp tiến độ công việc nhanh hơn, chính xác hơn.
Máy tính dùng cho kế toán nên dùng bàn phím Fullsize có dây
Khả năng nâng cấp, sửa chữa trong tương lai
Khối lượng công việc và quy mô nhân viên của phòng kế toán thường phát triển liên tục. Vì vậy, khả năng nâng cấp cấu hình máy để phù hợp với yêu cầu công việc mới là tiêu chí cần cân nhắc khi mua máy.
Ngoài ra, Máy tính cho dân kế toán yêu cầu làm việc đa tác vụ liên tục từ 8 – 12 tiếng trong thời gian dài nên máy dễ nóng, nhanh hỏng. Vì vậy, bạn cũng nên chọn dòng máy, thế hệ máy có thể thay thế, sửa chữa linh kiện dễ dàng.
Trên đây là các tiêu chí quan trọng nhất khi lựa chọn máy tính cho kế toán. Các tiêu chí này đều được DucanhPC dựa trên đặc thù công việc chung của bộ phận kế toán và dựa trên các khó khăn thực tế mà dân kế toán, khách hàng của DucanhPC đang gặp phải.
Ngoài những tiêu chí chung này, khi mua máy mỗi cá nhân, tổ chức cần cân nhắc cả các tiêu chí đặc thù của doanh nghiệp, các tiêu chí cá nhân hóa khác như: tính di động của máy, thiết kế máy, chi phí mua….để có những lựa chọn phù hợp.
2. Máy tính cho kế toán nên dùng loại nào?
Dân kế toán khi lựa chọn máy tính để làm việc thường phân vân không biết nên chọn mua: Laptop, Máy tính văn phòng lắp ráp, hay Máy tính đồng bộ văn phòng. Mỗi loại máy sẽ có những ưu điểm, nhược điểm riêng, tùy theo tiêu chí mua máy đặc thù của doanh nghiệp hoặc cá nhân mà có lựa chọn phù hợp. Tuy nhiên, nếu xét trên các tiêu chí ưu tiên DucanhPC nêu phía trên và để đáp ứng tốt nhất cho yêu cầu công việc kế toán và trải nghiệm sử dụng tốt nhất thì Máy tính văn phòng lắp ráp sẽ là lựa chọn tốt nhất.
Máy tính văn phòng nên dùng laptop hay máy tính bàn
Laptop:
Thường các vị trí kế toán sẽ làm việc tại một điểm nhất định nên ưu điểm lớn nhất của laptop là tính di động là không cần thiết. Tuy nhiên, với các vị trí kế toán viên yêu cầu phải đi công tác thường xuyên, hoặc làm việc tại nhiều địa điểm khác nhau liên tục thì có thể cân đối mua Laptop.
Tuy nhiên, việc sử dụng Laptop sẽ có rất nhiều hạn chế với công việc của dân kế toán như: Màn hình nhỏ, máy cấu hình thấp, tính ổn định không cao, máy đơ, lag lỗi vặt nhiều. Đặc biệt nếu phải xử lý khối lượng dữ liệu lớn máy thường bị treo lúc lâu, thậm chí phải khởi động lại. Laptop sử dụng bàn phím và chuột tích hợp gây khó khăn trong việc nhập và xử lý dữ liệu. Ngoài các hạn chế trên về mặt đáp ứng trải nghiệm sử dụng trên, Laptop còn có các hạn chế khác như: chi phí cao, khó nâng cấp, sửa chữa trong tương lai.
Máy tính đồng bộ văn phòng là dòng máy tính được lắp sẵn, tất cả linh kiện của máy như Main, Chip, Ram… đều do một hãng sản xuất và lắp ráp thành một thể thống nhất, được gắn một mã sản phẩm cho nó.
Ưu điểm máy có tính ổn định cao do tất cả linh kiện được sản xuất bởi một hãng duy nhất nên tính tương thích cao; bảo hành dễ dàng tại hãng duy nhất, thiết kế nhỏ gọn tiết kiệm diện tích. Đặc biệt, nếu mua máy tính đồng bộ mới, bạn sẽ được hưởng chế độ tại nhà từ hãng sản xuất nên thuận tiện hơn nhiều. Nhưng bạn nên nhớ chính sách này chỉ áp dụng trong thời gian còn bảo hành hãng – 1 năm thôi nhé.
Nhược điểm: Thoạt nghe thì dường như máy tính đồng bộ văn phòng là một lựa chọn lý tưởng cho dân kế toán do ổn định và bền bỉ lại có tính đồng bộ cao. Nhưng nếu ai am hiểu về kỹ thuật máy tính sẽ biết nếu so sánh hiệu năng, chất lượng linh kiện thì có vẻ chiếc máy tính đồng bộ sẽ thua xa máy tính văn phòng lắp ráp.
Nhược điểm của Máy tính đồng bộ
Chất lượng linh kiện
Chất lượng linh kiện của máy tính đồng bộ khó lòng bằng máy tính lắp ráp sử dụng linh kiện của các thương hiệu lớn, chất lượng tốt nhất. Ví dụ máy tính đồng bộ có:
– Main có hệ thống tản nhiệt rất sơ sài
– Ram sử dụng ram trần không tản và thường là bus thấp nhất
– Nguồn công suất thấp 300w– 350w
Thời gian bảo hành
Máy đồng bộ chỉ có chế độ bảo hành 12 tháng trong khi máy tính lắp ráp thời gian bảo hành lên đến 36 tháng.
Khả năng nâng cấp, sửa chữa
Với máy tính đồng bộ, việc nâng cấp linh kiện như: ram, ổ cứng, cpu là rất khó khăn. Chưa kể, nếu xảy ra sự cố hỏng hóc thì việc kiếm linh kiện để thay thế, sửa chữa rất mất thời gian và tốn kém.
Máy tính văn phòng lắp ráp là dòng máy mà các linh kiện đều rời, được trang bị từ các hãng khác nhau nên dễ dàng tùy chỉnh linh kiện và cấu hình máy. Như DucanhPC đã nói phía trên, nếu không có các tiêu chí đặc thù, cá nhân hóa khác thì máy tính văn phòng lắp ráp nên là lựa chọn ưu tiên hàng đầu.
Ưu điểm: Máy tính lắp ráp có giá thành rẻ hơn với Laptop và máy tính đồng bộ rất nhiều. Về mặt hiệu năng, máy tính lắp ráp có cấu hình cao, linh kiện tùy ý lựa chọn về mặt chất lượng nên nếu lắp đúng thì máy tính lắp ráp có hiệu năng cao hơn hẳn so với máy tính đồng bộ. Máy tính lắp ráp có thời gian bảo hành dài đến 36 tháng trong khi máy tính đồng bộ chỉ là 12 tháng. Ngoài ra, dùng máy tính lắp ráp việc sửa chữa, thay thế, nâng cấp máy cũng rất dễ dàng.
Nhược điểm: Máy tính để bàn có nhược điểm duy nhất là to, cồng kềnh, tốn diện tích và không có tính di động để di chuyển giữa nhiều địa điểm làm việc.
Máy tính cho kế toán: Máy tính lắp ráp, máy tính đồng bộ hay Laptop?
Như vậy, máy tính cho kế toán nên dùng loại nào thì lại phải dựa vào tiêu chí và mục đích sử dụng của từng người. Tuy nhiên, để có hiệu quả công việc cao nhất và sử dụng ổn định mượt mà nhất, bạn nên sử dụng máy tính lắp ráp hoặc máy tính đồng bộ.
Nếu bạn mong muốn một sự đảm bảo từ thương hiệu và không yên tâm về độ tin cậy, tính chính xác của các chiếc máy tính lắp ráp, hoặc bạn cần một cấu hình máy nhỏ gọn thì có thể lựa chọn dòng máy tính đồng bộ văn phòng. Nhưng hãy nhớ lường trước những bất tiện của dòng máy này như: bảo hành ngắn, thay thế, nâng cấp linh kiện khó.
Còn nếu bạn có kiến thức máy tính và tìm được địa chỉ lắp ráp máy tin tưởng, hãy chọn máy tính lắp ráp cho dân kế toán nhé. Đây chắc chắn sẽ là lựa chọn tốt nhất cho các kế toán viên.
3. Cấu hình máy tính cho dân kế toán đề xuất
Sau khi, DUCANHPC đã phân tích rất kỹ yêu cầu sử dụng và các tiêu chí lựa chọn máy tính cho kế toán hẳn nhiều cá nhân, tổ chức đã xây dựng được cho mình cấu hình máy tính để bàn cần sử dụng. Tuy nhiên, cũng không ít kế toán viên, hoặc nhân viên mua hàng ít có kiến thức chuyên sâu về máy tính thì sẽ vấn lúng túng không biết xây dựng cấu hình như nào để đáp ứng được các yêu cầu công việc nêu trên.
Sau đây, DucanhPC sẽ đưa ra các cấu hình máy tính để bàn đề xuất cho kế toán theo từng chức năng và khối lượng công việc của phòng kế toán.
Như đã phân tích phía trên, máy tính cho kế toán cần xử lý tốt các file dữ liệu khổng lồ, thao tác mượt với các phần mềm kế toán, phần mềm ERP, có đủ dung lượng để lưu trữ dữ liệu, chứng từ…Với các yêu cầu này, máy tính cho kế toán mặc dù không yêu cầu cấu hình cao như bên đồ họa hoặc kỹ thuật, nhưng vẫn phải trang cấu hình tương đối mạnh với các tiêu chí về phần cứng nhất định như:
CPU có số nhân số luồng đảm bảo thực hiện được nhiều tác vụ cùng lúc
Bộ nhớ Ram có dung lượng đáp ứng đủ số lượng ứng dụng, phần mềm, file dữ liệu mở cùng một lúc,
Ổ cứng: tối thiểu sử dụng 01 ổ SSD 120Gb để cài đặt Win và file cài ứng dụng, phần mềm để máy chạy nhanh và mượt.
Theo Wikipedia định nghĩa: Kế toán là việc đo lường, xử lý, và truyền đạt thông tin. Xét theo định nghĩa trên thì kế toán tại doanh nghiệp được chia thành 3 nhiệm vụ chính gồm: kế toán nhập liệu (đo lường), kế toán tổng hợp – kế toán thuế (xử lý dữ liệu) và kế toán quản trị (truyền đạt thông tin qua báo cáo và chính sách).
Mỗi vị trí kế toán, mỗi nhiệm vụ kế toán khác nhau sẽ yêu cầu cấu hình máy tính khác nhau để đáp ứng được công việc,
Kế toán nhập liệu có nhiệm vụ nhập dữ liệu thô vào hệ thống phần mềm kế toán và thực hiện lưu trữ các dữ liệu này. Vị trí này có thể thực hiện xử lý sơ bộ dữ liệu. Nên các vị trí này chỉ cần trang bị máy tính văn phòng giá rẻ có cấu hình trung bình là đã đủ đáp ứng.
Kế toán quản trị: là bộ phận dựa trên các dữ liệu từ kế toán nhập liệu sẽ xử lý dữ liệu, đưa ra các báo cáo, các kế hoạch – dự toán sắp tới để ban lãnh đạo nắm được thông tin tài chính của công ty. Với vị trí này, việc xử lý dữ liệu, làm báo cáo sẽ yêu cầu một cấu hình máy tính tầm trung hoặc tầm cao để đáp ứng công việc
Cấu hình máy tính cho kế toán nhập liệu
Cấu hình đề xuất
Áp dụng dưới 2000 chứng từ / tháng
Áp dụng từ 2000 – 5000 chứng từ / tháng
CPU
Sử dụng CPU Intel Core I3
Thế hệ thứ 4 trở lên nhưng không cần đời quá cao như: I3 4130, I3 6100 là đủ
Sử dụng CPU Intel Core I5
Thế hệ thứ 4 trở lên nhưng cũng không cần đời quá cao như: I5 4570, I5 6500 là đủ
Ram
Ram 4G
DDR3 bus 1600
Ram 8G
DDR3 bus 1600 hoặc DDR4 bus 2400 trở lên
Ổ cứng
Ổ SSD 120G
Ổ HDD 500G
Ổ SSD 240G
Ổ HDD 1T hoặc 2T
Các linh kiện khác
(Main, Nguồn, Vỏ)
Theo khuyến nghị của người bán hoặc đáp ứng tiêu chí tương thích với các linh kiện đã chọn phía trên
Cấu hình máy tính cho kế toán quản trị
Cấu hình đề xuất
Áp dụng dưới 2000 chứng từ / tháng
Áp dụng từ 2000 – 5000 chứng từ / tháng
CPU
Sử dụng CPU Intel Core I3 đời cao như: I3 8100, I3 9100 hoặc I3 10100
Sử dụng CPU Intel Core I5 đời cao như: I5 8400, I5 9400 hoặc I5 10400
Ram
Ram 8Gb
DDR4 bus 2400 trở lên
Ram 16Gb
DDR4 bus 2666 trở lên
Ổ cứng
Ổ SSD 240G
Ổ HDD 1T
Ổ SSD 240G hoặc 480Gb
Ổ HDD 2T
Các linh kiện khác
(Main, Nguồn, Vỏ)
Theo khuyến nghị của người bán hoặc đáp ứng tiêu chí tương thích với các linh kiện đã chọn phía trên
Kết luận
Trên đây là những kinh nghiệm chọn mua máy tính cho kế toán nói chung và các bí kíp chọn mua máy tính để bàn cho kế toán nói riêng mà DUCANHPC đã tổng kết từ thực tế bán hàng trong gần 10 năm và từ những khó khăn có thật của những khách hàng của chúng tôi.
DucanhPC với gần 10 năm cung cấp máy tính văn phòng cho các công ty và với kinh nghiệm triển khai hệ thống PC văn phòng cho bộ phận kế toán của các khách hàng lớn như: Megaads, Tiin Store, Chiaki.vn, Lotte Mart… chắc chắn sẽ đem tới cho Quý khách các giải pháp máy tính văn phòng “ tối đa cấu hình – tối thiểu chi phí” .
